Häufige Fragen

summ.ai ist ein Münchner GovTech-Unternehmen und entwickelt zwei KI-Produkte für den öffentlichen Sektor: eine KI Prozessmanagement Software zur Erfassung und Optimierung von Verwaltungsprozessen sowie ein KI Übersetzungstool für Leichte und Einfache Sprache. Beide sind in Deutschland entwickelt und ohne Einführungsprojekt einsetzbar. 

Für Kommunen, Landkreise, Landes- und Bundesbehörden, Hochschulen, Kliniken, soziale Einrichtungen und Unternehmen im B2C-Bereich. Über 300 Organisationen aus ganz Deutschland arbeiten bereits mit summ.ai, von der kleinen Gemeinde bis zur Landesverwaltung. 

In der Regel innerhalb weniger Tage. Beide Produkte sind webbasiert, es braucht kein IT-Projekt und keine Installation. Im Agentic AI Hub des BMDS erstellten sieben Kommunen mit summ.ai in zwölf Wochen 583 Prozessmodelle, von der ersten Schulung bis zum fertigen Modell. 

Die KI Prozessmanagement Software erfasst und modelliert Verwaltungsprozesse per Sprache, Text oder Dokument nach BPMN 2.0 und FIM-Standard und berechnet Prozesskosten. Das KI Übersetzungstool übersetzt Texte automatisch in Leichte und Einfache Sprache. Beide Produkte sind unabhängig voneinander einsetzbar und einzeln lizenzierbar. 

Nein. Beide Produkte sind so gebaut, dass Fachbereiche ohne Vorkenntnisse damit arbeiten können. Beim Prozessmanagement beschreiben Sie Abläufe in eigenen Worten, bei Leichter Sprache genügt ein Klick. Ein begleitetes Onboarding gehört dazu, ein mehrmonatiges Projekt ist nicht nötig. 

Über Ihren persönlichen Ansprechpartner oder das Kontaktformular mit der Option „Frage als Bestandskunde“. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden. Es gibt kein Ticket-System und keine Hotline, jede Organisation hat eine feste Betreuung. 

Sie beschreiben einen Ablauf per Sprache, Text, Dokument oder Formular, und die KI erzeugt daraus in Sekunden ein BPMN-2.0-Modell mit Swimlanes und Entscheidungspunkten. Anschließend können Sie verfeinern, simulieren, Einsparpotenziale berechnen und exportieren. 

Vier gleichwertige Wege: Spracheingabe, Freitext, Dokument-Upload und ein Formular für den Fachbereich. Auch bestehende Verfahrensbeschreibungen oder Dienstanweisungen lassen sich hochladen, die KI macht daraus ein bearbeitbares Modell. Im Schnitt dauert die Erfassung 10 bis 30 Minuten pro Prozess. 

Ja. Verhaspler, Dialekt und Füllwörter sind kein Problem, das Modell entsteht trotzdem korrekt. Es gibt auch keine Vorgaben zur Länge: Eine kurze Stichpunktliste funktioniert genauso wie eine ausführliche Erklärung. 

Ja. Die Modelle enthalten Swimlanes für die beteiligten Rollen, saubere Entscheidungspunkte und externe Beteiligte als eigenen Blackbox-Pool. Sie sind FIM-konform und lassen sich als XML in bestehende Systeme übernehmen. 

Ja, in normaler Sprache. Sie beschreiben die Änderung im Chat, die KI sucht die passende Stelle, ordnet den Schritt im richtigen Entscheidungszweig ein und erklärt, was sie geändert hat. Neue Elemente sind grün markiert. Ein manueller Editor steht zusätzlich zur Verfügung. 

Nein. Sie beschreiben den Ablauf in Ihren eigenen Worten, die KI übernimmt die Modellierung. Kein BPMN-Seminar, kein Ausbildungsprogramm, kein Fachjargon. 

Pflicht sind nur Name und ID. Darüber hinaus lassen sich Attribute wie Durchlaufzeit, Priorität, beteiligte Abteilungen, Auslöser und Ergebnis erfassen. Die Felder sind frei anpassbar und jederzeit nachtragbar, auch per Formular durch den Fachbereich. 

Ja, über die Prozessbibliothek. Sie veröffentlichen Prozesse in der globalen Community aller summ.ai-Organisationen oder in privaten Vertrauenskreisen mit ausgewählten Häusern. Umgekehrt übernehmen Sie fremde Prozesse mit einem Klick. Geteilt wird nur der Prozess selbst, Chatverläufe und interne Registerdaten bleiben bei Ihnen. 

Nein. Sie ist in allen Lizenzen enthalten, ohne Aufpreis und ohne Zusatzmodul. Voneinander lernen ist für uns kein Premium-Feature. 

Sie laden Ihr bestehendes Organigramm als PDF hoch. Die KI erkennt Dezernate, nachgeordnete Ämter und Stabsstellen samt Hierarchie und ordnet anschließend jeden Prozess aus dem Register der zuständigen Einheit zu. Die Vorschläge lassen sich einzeln korrigieren oder komplett übernehmen. 

Die Simulation führt Schritt für Schritt durch jeden Prozessdurchlauf, schlägt Bearbeitungszeiten vor, denkt Entgeltgruppen mit und liefert Durchlaufzeit, Kosten pro Fall, Jahreskosten, Vollzeitäquivalente und Einsparpotenzial. Das ergibt eine belastbare Grundlage für Lenkungskreis und Führungsebene. 

Ihre Modelle stehen als BPMN, XML, PDF und JPEG bereit, dazu Word-Dateien für Prozessbeschreibungen und Stellenbewertungen. BPMN ist ein offenes Format, es entsteht kein Vendor Lock-in. Der Export funktioniert auch in bestehende Werkzeuge und Dokumentenmanagementsysteme. 

Ja. summ.ai übernimmt genau den Schritt, an dem klassische Werkzeuge den größten Engpass haben: die Erfassung. Fertige Modelle wandern als BPMN, XML, PDF oder Word-Datei in Ihr bestehendes System, per REST-API auch automatisiert. Ergänzung statt Ersatz. 

Ja, das ist einer der häufigsten Einsatzzwecke. Die Prozessaufnahme dauert 10 bis 30 Minuten statt mehrstündiger Interviews, die KI-Simulation liefert Kennzahlen zu Vollzeitäquivalenten und Kosten, und Stellenbewertungen entstehen als Word-Datei auf Knopfdruck. 

Klassische Werkzeuge setzen voraus, dass jemand modellieren kann. summ.ai dreht das um: Die Fachabteilung beschreibt, die KI modelliert. Dazu kommen ein Preismodell ohne Begrenzung der Prozessanzahl, Betrachterzugänge ohne Aufpreis und eine offene REST-API. 

Ja. Weil alle Modelle im BPMN-2.0-Standard entstehen, lassen sie sich über Gemeinden, Städte und Landkreise hinweg vergleichen und gemeinsam nutzen. Über die Prozessbibliothek teilen Sie Prozesse gezielt mit ausgewählten Partnern im eigenen Verbund. 

Es übersetzt komplizierte Texte auf Knopfdruck in Leichte Sprache auf Niveau A1 bis A2 und in Einfache Sprache auf Niveau B1 bis B2, in Sekunden statt Wochen. Verfügbar als Web-App für Dokumente, als Live-Übersetzer für Websites, als CMS-Plugin und per REST-API. 

Die Web-App übersetzt einzelne Dokumente wie Briefe, Bescheide und PDFs direkt im Browser. Der Live-Übersetzer übersetzt Website-Texte in Echtzeit, sobald ein Besucher auf den Sprachbutton klickt. Das CMS-Plugin erzeugt dauerhaft gepflegte Leichte-Sprache-Unterseiten im Redaktionssystem. Alle drei lassen sich kombinieren.

Ja. Die KI liefert einen Vorschlag, den Sie prüfen und Wort für Wort anpassen können. Mit einem Klick kommen Sie zum ursprünglichen Vorschlag zurück. Nichts wird ungeprüft veröffentlicht, Sie haben immer das letzte Wort.

Ja. Im Glossar hinterlegen Sie Fachbegriffe mit eigenen Erklärungen, Synonyme für schwierige Wörter mit Angabe des Sprachniveaus sowie Organisationsbegriffe, die bei der Übersetzung unverändert bleiben. Die Einstellungen gelten systemübergreifend in allen summ.ai-Produkten. 

Ja. Die KI-Bebilderung erzeugt passende Bilder direkt zum übersetzten Text. Die DIN SPEC 33429 empfiehlt Bilder ausdrücklich zur Unterstützung des Textverständnisses. Die Funktion ist als Erweiterung buchbar. 

Leichte Sprache auf Niveau A1 bis A2 und Einfache Sprache auf Niveau B1 bis B2. Der Live-Übersetzer beherrscht zusätzlich 51 Fremdsprachen, von Englisch bis Ukrainisch, insgesamt also 53 Sprachvarianten in einem Button. 

Bescheide, Formulare und Website-Texte, ebenso Arbeitsanweisungen, Hausordnungen, Wohnverträge, Aufklärungsbögen, Schulungsmaterial und Newsletter. Alles, was verständlich ankommen soll. 

Die Übersetzungen orientieren sich an den Empfehlungen der DIN SPEC 33429 für Leichte Sprache und der DIN ISO 24495-1 für verständliche Sprache. Das KI-Modell wurde gezielt dafür trainiert und wird laufend vom Sprach- und Technikteam weiterentwickelt.

Die DIN SPEC 33429 trifft dazu keine Aussage, ihre Erarbeitung begann 2020, als KI-Übersetzung noch keine Rolle spielte. Ein Text ist also nicht deshalb konform oder nicht, weil er maschinell entstanden ist. Entscheidend ist, ob er die Empfehlungen zu Wortwahl, Satzbau, Gestaltung und Prüfung erfüllt. 

Vorgeschrieben ist sie nicht, empfohlen schon. Die DIN SPEC 33429 beschreibt die Einbindung von Menschen mit Lernschwierigkeiten als Teil des Erstellungsprozesses. Weil die KI den Übersetzungsschritt übernimmt, bleibt die Zeit für genau diese Prüfung. 

Das Modell von summ.ai wurde gezielt für Leichte und Einfache Sprache trainiert, statt ein generisches Sprachmodell mit Anweisungen zu steuern. Das Ergebnis ist konsistenter, regelkonformer und lässt sich gegenüber Prüfstellen besser belegen. 

Externe Übersetzungsbüros berechnen meist mehrere hundert Euro je Normseite, dazu kommen Wartezeiten von Tagen bis Wochen. Mit summ.ai entsteht der Entwurf in Sekunden, die verbleibende Zeit fließt in die fachliche Prüfung. Nach unseren Kundendaten sparen Organisationen über 90 Prozent. 

Eine einzige Codezeile im Head-Bereich der Website genügt. Der Live-Übersetzer funktioniert mit jedem CMS und jeder Technologie, ohne Installation und ohne IT-Projekt. In wenigen Minuten ist er aktiv. 

Nein. Das Plugin lädt asynchron und hat keinen Einfluss auf die Ladezeit. Die Übersetzung wird erst erzeugt, wenn ein Besucher den Sprachbutton anklickt. Für alle anderen verhält sich Ihre Website unverändert. 

Es gibt Plugins für NOLIS, iKISS, TYPO3, WordPress, CoreMedia, FirstSpirit und chamaeleon. Per REST-API lässt sich summ.ai in jedes weitere System integrieren, unabhängig von Technologie oder Programmiersprache. 

Wir pflegen die Plugins laufend und passen sie an neue Versionen der unterstützten Systeme an. Updates erhalten Sie über den gewohnten Weg Ihres CMS. Bei größeren Versionssprüngen meldet sich Ihr fester Ansprechpartner rechtzeitig bei Ihnen. 

Word (.docx), PDF und TXT, außerdem lässt sich Text direkt einfügen. Nach der Übersetzung exportieren Sie das Dokument im gewünschten Format. Die Anwendung läuft im Browser, ohne Installation. 

summ.ai deckt die sprachliche Barrierefreiheit ab, also alles, was Ihre Besucher lesen und verstehen müssen. Die technische Barrierefreiheit nach WCAG 2.1 AA, etwa Kontraste, Tastaturbedienung und Alternativtexte, erfordert zusätzlich eine Prüfung Ihrer Website. Gern nennen wir Ihnen Partner dafür. 

Einfache Sprache macht Einarbeitungsunterlagen, Arbeitsanweisungen und Hygienevorschriften auch für internationale Fachkräfte verständlich, ohne separaten Übersetzungsaufwand. Besonders relevant für Pflege, Kliniken und soziale Einrichtungen. 

Das Preismodell richtet sich nach Nutzerlizenzen, nicht nach der Anzahl der Prozesse. Sie zahlen also nicht mehr, nur weil Sie gründlich dokumentieren. Betrachterzugänge sind ohne Aufpreis enthalten, ebenso die Prozessbibliothek. Im Demo-Gespräch klären wir Ihren Bedarf und Sie erhalten ein individuelles Angebot. 

Vier Fragen bestimmen den Preis: wie viele Personen mit dem Tool arbeiten, wie viele Texte Sie übersetzen, welche Sprachrichtungen Sie brauchen und in welchen Systemen summ.ai laufen soll. Leichte-Sprache-Bilder sind als Erweiterung buchbar. Das individuelle Angebot besprechen wir im Demo-Gespräch. 

Ja. Sie können summ.ai drei Monate lang mit monatlicher Kündigungsmöglichkeit testen, bevor Sie sich für eine längere Laufzeit entscheiden. Die Konditionen halten wir in Ihrem individuellen Angebot fest. 

Das hängt vom gewählten Modell ab. Die konkrete Laufzeit und die Kündigungsfristen halten wir in Ihrem individuellen Angebot fest. Details finden Sie in unseren Nutzungsbedingungen. 

Kostenlos und unverbindlich: 60 Minuten für die KI Prozessmanagement Software, 45 Minuten für das KI Übersetzungstool für Leichte Sprache. Wir zeigen das Produkt live und richten es an Ihren konkreten Anwendungsfällen aus. Interessieren Sie sich für beide Produkte, vereinbaren wir zwei getrennte Termine. 

Nein, nur einen realen Prozess oder Text aus Ihrem Arbeitsalltag. So sehen Sie direkt an Ihrem eigenen Material, was summ.ai bringt. Um alles Weitere kümmern wir uns. 

Das entscheiden Sie. Für den Einstieg reicht eine Person. Wenn Sie IT, Datenschutz oder die Führungsebene einbeziehen möchten, sind bis zu zehn Personen möglich. Erfahrungsgemäß hilft es, wenn jemand aus dem Fachbereich dabei ist, der den Alltag kennt. 

Sie erhalten ein Angebot, das auf Ihren Bedarf zugeschnitten ist. Der Termin verpflichtet Sie zu nichts. Ob und wie es weitergeht, entscheiden Sie. 

Nach der Zusage folgt ein begleitetes Onboarding durch unser Team, in der Regel ist Ihre Organisation innerhalb weniger Wochen produktiv. Ein IT-Großprojekt ist nicht nötig. Danach bleiben regelmäßige Feedback-Calls, die die Qualität sichern und Sie bei Gesetzesänderungen auf dem Stand halten. 

Ja. Für Ausschreibungen und Vergabeverfahren stellen wir alle erforderlichen Unterlagen bereit, von der Leistungsbeschreibung bis zu den Datenschutz- und Sicherheitsnachweisen. Sprechen Sie uns einfach an, wir kennen die üblichen Anforderungen. 

Höchstens einmal im Monat, je nachdem, was es Neues gibt. Sie erhalten Updates zu beiden Produkten, GovTech-News und Einladungen zum Community Stammtisch. Kein Spam, keine Massenaussendungen ohne Anlass.

Ja. Bei der Anmeldung wählen Sie, zu welchen Themen Sie Updates erhalten möchten: KI Prozessmanagement, KI Übersetzungstool für Leichte Sprache, Community Stammtisch und GovTech-News. Die Auswahl lässt sich jederzeit anpassen, ebenso die Abmeldung mit einem Klick. 

Ein offenes Online-Format für Verwaltungsmitarbeitende und Digitalisierungsbeauftragte, alle zwei Monate und kostenlos. Praxisberichte aus anderen Häusern, Produktupdates und offener Austausch, ohne Verkaufsdruck. Einladungen erhalten Newsletter-Abonnenten als Erste.

Melden Sie sich für den Newsletter an, dort gehen alle Einladungen zuerst raus. Die Teilnahme ist kostenlos und ohne Anmeldung zu einem Produkt möglich. Alle Termine finden Sie außerdem auf unserer Veranstaltungsseite. 

Ja. Sonderkonditionen und neue Produktfeatures gehen zuerst an unsere Newsletter-Leser, oft mit einer Frist, die nur dort steht. Auch Einladungen zu Veranstaltungen und zum Community Stammtisch erhalten Abonnenten als Erste. 

summ.ai wurde 2022 in München von Flora Geske, Vanessa König und Nicholas Wolf gegründet. Heute arbeiten über 20 Menschen daran, Verwaltungsarbeit mit KI leichter zu machen. Der Anlass war persönlich: Eine Angehörige der Gründerin ist auf Leichte Sprache angewiesen und blieb jahrelang von Texten ausgeschlossen, die sie betrafen. 

Für eine Verwaltung, die niemanden zurücklässt. Unsere Mission ist es, mit moderner KI-Technologie das Herzstück einer effizienten und empathischen Verwaltung zu bauen. Unser Ziel dabei: Verwaltungslust statt Verwaltungsfrust, für Bürger und für die Menschen, die täglich in Behörden arbeiten. 

Unter anderem den ersten Platz beim KGSt Innovation:Award 2025 in Karlsruhe, den TUM Presidential Entrepreneurship Award 2025, den Smart Country Startup Award des Bitkom in der Kategorie GovTech und den Bayerischen Digitalpreis B.DiGiTAL. Eine vollständige Übersicht finden Sie auf unserer Presseseite. 

Über unsere Presseseite. Dort finden Sie alle Materialien wie Logos, Gründerporträts, Fact Sheet und ein Kurzprofil zur direkten Übernahme, dazu freigegebene Zitate und den direkten Kontakt zu unserem Presseteam. 

Ja. Flora Geske, Vanessa König und Nicholas Wolf stehen für Keynotes, Panels und Fireside Chats zur Verfügung, jeder mit eigenem Schwerpunkt von Female Founders über GovTech bis zu Datensouveränität. Die vollständigen Speakerprofile und das Anfrageformular finden Sie auf unserer Presseseite. 

In drei Schritten: ein lockeres Kennenlernen, ein Use Case mit einer echten Aufgabe aus dem Alltag und ein Gespräch mit dem künftigen Team. Alle offenen Stellen finden Sie auf unserer Karriereseite. 

summ.ai unterstützt die UN-Nachhaltigkeitsziele SDG 4 für hochwertige Bildung, SDG 8 für menschenwürdige Arbeit, SDG 10 für weniger Ungleichheiten, SDG 11 für nachhaltige Städte und SDG 16 für starke Institutionen. Mehr dazu auf unserer Seite zu Social Impact.