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BPMN 2.0 · Orientiert am FIM-Standard · Ohne Vorkenntnisse · Vier Eingabewege

Prozessmanagement für die Verwaltung: erfassen, simulieren und optimieren, mit KI.

Irgendwo in Ihrer Verwaltung läuft gerade ein Prozess, den alle kennen, aber niemand genau messen kann. Das lässt sich jetzt ändern.

Einsprechen, tippen, Dokument hochladen oder Formular nutzen: Die KI erstellt in Sekunden BPMN-2.0-Modelle, die sich am FIM-Standard orientieren.

Ohne Vorkenntnisse, für mehr Verwaltungslust statt Verwaltungsfrust.

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Eine Frau sitzt am Computer in einem Büro, ein Kollege steht neben ihr und erklärt etwas auf dem Bildschirm, eine weitere Kollegin schaut mit.
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Kommunen, Landes- und Bundesbehörden vertrauen bereits auf summ.ai
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Modellierte Prozesse seit Juli 2025
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BPMN-Vorkenntnisse nötig
Warum jetzt handeln?

Die Verwaltung von morgen entscheidet sich heute

Die Lage ist bekannt, die Zahlen sprechen für sich. Was fehlt, ist eine Lösung, die für die Verwaltung gemacht ist.

600.000 Beschäftigte fehlen

Dem öffentlichen Dienst fehlen aktuell 600.000 Beschäftigte, 30.000 mehr als im Vorjahr. In zehn Jahren scheiden 1,39 Millionen Beschäftigte altersbedingt aus, 26,4 % der gesamten Belegschaft.

dbb Monitor öffentlicher Dienst 2026

Nur 23 % der Bürger halten den Staat für handlungsfähig

Nur noch jeder vierte Bürger glaubt, dass der Staat seine Aufgaben angemessen erfüllt. Dokumentierte, optimierte Prozesse sind die Basis, um das zu ändern.

forsa im Auftrag des dbb, 2025

§ 9 EGovG Dokumentationspflicht

Für Bundesbehörden gilt: Abläufe, die erstmals wesentlich elektronisch unterstützt werden, sind vorher zu dokumentieren, zu analysieren und zu optimieren. Für Länder und Kommunen gelten die jeweiligen Landesregelungen.

E-Government-Gesetz, § 9

Über 3 Wochen pro Prozess manuell

Die manuelle Erstellung dauert oft mehr als drei Wochen pro Prozess. Mit summ.ai entsteht das Modell in Sekunden.

Erfahrungswerte aus unseren Projekten
summ.ai löst genau diese Probleme. Schnell, sicher und ohne BPMN-Vorkenntnisse. Dokumentierte Prozesse bleiben im Haus, auch wenn Menschen es verlassen. Für Verwaltungslust statt Verwaltungsfrust. 
Für wen summ.ai gemacht ist

Jede Rolle. Ein Tool.

Prozessmanagement scheitert oft daran, dass es nur für Experten gemacht ist. summ.ai ist für alle gemacht, von der Sachbearbeiterin bis zum IT-Leiter.
Prozessmanager

Weniger Koordination, mehr Wirkung

Sie wollen Prozesse strukturiert erfassen und kontinuierlich verbessern, ohne immer wieder in denselben Abstimmungsschleifen zu stecken.

  • BPMN-konforme Modelle ohne manuelle Arbeit, im Dialog nachschärfbar
  • KI-Simulation: Kosten und Potenzial messen
  • Prozessregister für die gesamte Verwaltung
  • Export in alle gängigen Formate
  • Freigaben strukturiert statt per E-Mail-Kette
  • Prozesse gezielt teilen, im eigenen Haus und mit anderen Verwaltungen
Eine junge Frau sitzt am Schreibtisch vor einem Laptop und spricht, vermutlich in einer Videokonferenz. Neben ihr liegt ein Headset.
Prozessverantwortliche in Fachbereichen

Endlich selbst dokumentieren, ohne BPMN-Kurs

Sie kennen den Prozess besser als irgendjemand sonst, aber für BPMN-Schulungen fehlt die Zeit. Genau dafür ist summ.ai gebaut.

  • Einfach einsprechen, auch mit Dialekt, die KI übernimmt die Modellierung
  • Kein BPMN-Seminar, kein Fachwissen nötig
  • So einfach wie eine Sprachnachricht
  • Änderungen jederzeit, ohne IT-Ticket
Zwei junge Männer stehen vor einem Whiteboard, einer zeichnet mit einem Stift an einem Ablaufdiagramm.
Digitalisierungsbeauftragte und IT

Die Basis für echte Digitalisierung

Ohne dokumentierte Prozesse keine Ende-zu-Ende-Digitalisierung. summ.ai liefert die Grundlage und zeigt, wo sich der Einsatz am meisten lohnt.

  • Dokumentierte Prozessbasis für OZG-Vorhaben
  • KI-Simulation: Einsparpotenzial in Euro und VZÄ
  • Integration in bestehende Systeme per REST-API
  • DSGVO-konform, Betrieb in Rechenzentren mit ISO-27001-Zertifizierung und BSI-C5-Testat
  • Organisationskontext: summ.ai kennt Ihre Systeme, Abteilungen und Regeln und rechnet sie in Vorschläge ein
Hände tippen auf einer Laptop-Tastatur, darüber schweben digitale Dokumente als Symbol für die Arbeit mit Texten am Computer.
Der Unterschied

Prozessmanagement neu gedacht: BPMN-Modellierung ohne Vorkenntnisse.

Klassisches Prozessmanagement scheitert nicht am Willen, sondern am Aufwand. summ.ai macht den Einstieg so einfach, dass Fachbereiche direkt mitmachen.
Klassischer Ansatz

Vorkenntnisse, Schulungen, Beratung

  • Ausbildungsprogramm für Prozessmanager nötig 
  • Monate bis zum Ersteinsatz, Einführungsprojekte, Workshops, Abstimmung 
  • Prozesskosten geschätzt, unbekannt oder nur mit hohem manuellem Aufwand kalkulierbar
  • Änderungen am Modell nur im Editor, durch geschulte Modellierer 
  • Ein Eingabeweg: manuelles Modellieren
  • Wissen bleibt bei einzelnen Personen
        
  • Prozesslandkarte manuell gepflegt, veraltet 
  • Lesende Mitarbeitende brauchen Lizenz
      
  • Prozesswissen bleibt im eigenen Haus, Austausch über Dateiversand
summ.ai

Sofort. Ohne Vorkenntnisse.

  •  Keine BPMN-Vorkenntnisse nötig, Fachbereiche starten sofort 
  • Sofort einsetzbar, Modell in Sekunden nach Eingabe 
  • KI-Simulation: Jahreskosten, VZÄ, Einsparpotenzial automatisch berechnet 
  • Änderungen in normaler Sprache beschreiben, die KI findet die richtige Stelle im Ablauf 
  • Vier Eingabewege: Sprache, Text, Dokument, Formular
  • Zentrales Prozessregister als Startpunkt, mit frei anpassbaren Attributen, abrufbar für alle
  • KI-Prozesslandkarte, automatisch aus dem vorhandenen Organigramm erzeugt 
  • Betrachter brauchen keine Lizenz, alle Mitarbeitenden können Prozesse einsehen 
  • Prozessbibliothek, organisationsübergreifend teilen und übernehmen
Basis-Lizenz

Prozessregister

Jeder Prozess beginnt im Prozessregister. Eintrag anlegen, Name und ID vergeben, fertig. Statt verstreuter Dateien und Wissen in einzelnen Köpfen gibt es einen Ort, an dem Abläufe abrufbar, vergleichbar und aktuell sind.

  • Zentrales Verzeichnis: Alle Prozesse an einem Ort, mit eindeutiger ID und frei anpassbaren Attributen wie Durchlaufzeit, Priorität oder beteiligten Abteilungen.
  • Prozessbibliothek: Prozesse organisationsübergreifend teilen und entdecken, was andere Verwaltungen bereits modelliert haben. Fremde Prozesse mit einem Klick übernehmen. Geteilt wird nur der Prozess selbst, Chatverläufe und Registerdaten bleiben bei Ihnen. In jeder Lizenz enthalten. Erstellen von eigenen Communities für Ihren persönlichen Prozessmanagerkreis.
  • Formular an den Fachbereich: Wissen dort abfragen, wo es sitzt. Die verantwortliche Person füllt das Formular aus, wann es passt. Antworten landen direkt im Prozesseintrag, ohne Meeting.
  • Freigabe und Rechte: Wer prüft, wer freigibt, wer nur liest. Betrachterzugänge sind ohne Aufpreis enthalten, alle Mitarbeitenden können Prozesse einsehen.
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Basis-Lizenz

Prozessmodellierung

Sie beschreiben den Ablauf so, wie eine Kollegin ihn erklären würde, ganz ohne Fachjargon. Die KI erkennt Aufgaben, Entscheidungen und Zuständigkeiten und baut daraus in Sekunden ein vollständiges, bearbeitbares BPMN-2.0-Diagramm.

  • Vier Eingabewege: Spracheingabe, auch mit Dialekt, Verhasplern und Füllwörtern. Freitext oder Stichpunkte. Dokumenten-Upload, aus dem die KI den Prozess extrahiert. Oder das Formular für den Fachbereich.
  • Nachschärfen im Dialog: Fehlenden Schritt in einem normalen Satz beschreiben. Die KI ordnet ihn richtig ein, markiert ihn grün und erklärt die Änderung.
  • Echtes BPMN 2.0: Swimlanes, Entscheidungspunkte, Bürger als eigener Blackbox-Pool. Orientiert am FIM-Standard und direkt weiterverwendbar.
  • Export in alle gängigen Formate: XML, BPMN, PDF und JPEG. Dazu wird die BPMN-Grafik automatisch zur Word-Prozessbeschreibung.
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Professional-Lizenz

Prozesssimulation

Die Frage, die alle stellen und kaum jemand beantworten kann: Was kostet dieser Prozess wirklich? summ.ai macht Prozesskostenrechnung ohne Tabellenkalkulation. Die KI führt Schritt für Schritt durch jeden Prozessdurchlauf, schlägt Bearbeitungszeiten vor und denkt Entgeltgruppen mit. Endlich Zahlen, über die sich diskutieren lässt.

  • Durchlaufzeit und Kosten pro Fall transparent ausgewiesen
  • Jahreskosten je Prozess automatisch berechnet
  • Vollzeitäquivalente (VZÄ) transparent ausgewiesen
  • Einsparpotenzial in Euro, Stunden und VZÄ
  • Belastbare Entscheidungsgrundlage für Lenkungskreise
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Professional-Lizenz

Prozessoptimierung

Auf Basis der Simulationsdaten liefert die KI konkrete Optimierungsvorschläge. Sie zeigt, wo der Prozess effizienter laufen kann und welche Schritte sich für die Digitalisierung eignen. Sie wählen aus und haben das letzte Wort.

  • Konkrete Vorschläge, sortiert nach Einsparpotenzial
  • Empfehlung, welche Schritte digitalisiert werden sollten
  • Vorher-Nachher-Vergleich von Ist-Prozess und optimierter Variante, grafisch und in Euro
  • Kostenanzeige in Echtzeit bei jeder Änderung
  • Jeden Vorschlag einzeln annehmen oder ablehnen
  • Dashboard: Alle optimierten Prozesse an einem Ort, sortiert nach Einsparpotenzial, Zeitersparnis, Kosten und VZÄ. So entsteht Ihre Digitalisierungsroadmap mit echten Zahlen statt nach Bauchgefühl.
  • Organisationskontext: Vorschläge auf Basis Ihrer echten Systeme und Zuständigkeiten, mit Hinweis, wenn ein Vorschlag einer hinterlegten Regel widerspricht
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Professional-Lizenz

KI-Prozesslandkarte

Welcher Prozess liegt eigentlich wo im Haus, und wer ist zuständig? Die Prozesslandkarte beantwortet das, ohne Suchen, ohne Nachfragen. Sie baut sich selbst, aus dem Organigramm, das in Ihrer Verwaltung ohnehin schon in der Schublade liegt. Keine Ebenen anlegen, nichts von Hand sortieren.

  • Organigramm als PDF hochladen, die KI erkennt Dezernate, Ämter und Stabsstellen samt Hierarchie
  • Jeder Prozess aus dem Register wird automatisch der richtigen Einheit zugeordnet, etwa der Personalausweis dem Bürgerbüro
  • Vorschläge einzeln korrigieren oder komplett übernehmen, Sie behalten die Kontrolle
  • Alle Prozesse, Zuständigkeiten und Schnittstellen auf einen Blick
  • Schnelle Orientierung für neue Kollegen
  • Grundlage für strategische Priorisierung und OZG-Vorhaben
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Bonus-Feature

Vom Diagramm zum Dokument

summ.ai wandelt Ihre BPMN-Grafik automatisch in eine fertige Prozessbeschreibung und Stellenbewertung um, als Word-Datei exportierbar. Der Prozess steht dort in ganzen Sätzen, ohne Diagramm. Ideal für Dienstanweisungen, für die Einarbeitung und für die Abstimmung mit Fachbereichen ohne BPMN-Erfahrung. Was früher ein separates Dokument erforderte, entsteht jetzt als direktes Nebenprodukt der Modellierung. Exporte tragen automatisch Ihr Organisationslogo, auf Wunsch samt Prozessversion und Exportdatum.
Wordexport summ.ai Prozessmodellierung
Auszeichnung

Platz 1 beim KGSt Innovation:Award 2025.

Von Kommunen bewertet. Von Experten ausgezeichnet.
Im direkten Wettbewerb mit führenden GovTech-Lösungen.

KGSt Innovation:Award 2025, 1. Platz

summ.ai wurde beim KGSt-Festival 2025 in Karlsruhe im Innovation:Quartier mit dem 1. Platz ausgezeichnet. Die Jury bewertete sechs GovTech-Lösungen nach Innovationsgrad, Praxisrelevanz, Impact, Skalierbarkeit und Pitch-Energie.

Karlsruhe 20251. von 6KGSt-Jury
Jana Janze überreicht Vanessa König von summ.ai den KGSt Innovation:Award 2025 in Karlsruhe
Agentic AI Hub des BMDS

Die Glorreichen 7
583 Prozesse. 12 Wochen.

Im Agentic AI Hub des BMDS erprobten 7 Kommunen aus fünf Bundesländern, wie sich Verwaltungsprozesse mit KI erfassen, modellieren und optimieren lassen, im echten Betrieb. In 12 Wochen entstanden 583 BPMN-Prozessmodelle. 
95 %
Zufriedenheit der Kommunen im Hub
65 %
erfolgreicher Start in unter 4 Wochen
583
Prozessmodelle in 12 Wochen
Teilnehmer des Agentic AI Hub des BMDS die mit summ.ai gearbeitet haben.
Stimmen aus der Praxis

Stimmen aus der Praxis

Keine Referenzen aus der Marketingabteilung.
Rückmeldungen aus Kommunen, Landkreisen und Landratsämtern, die täglich mit summ.ai arbeiten.

„Was sonst Monate dauert, ist jetzt in unter zwei Stunden erledigt – und das mit deutlich besserer Teamtransparenz." 

Amelie Nägele

Amelie Nägele

Prozessmanagerin, Landratsamt Unterallgäu
„Mit summ.ai schaffen wir es, komplexe Verwaltungsprozesse schneller zu strukturieren und verständlicher zu machen – für Mitarbeitende wie für Bürgerinnen und Bürger. Besonders überzeugt uns die Möglichkeit, Prozesse effizient zu modellieren und dabei Transparenz und Qualität gleichermaßen zu steigern. So bringen wir Prozessarbeit in der Verwaltung auf ein neues, praxisnahes Niveau." 
Nick Bartsch

Nick Bartsch

Projektmanager E-Government, Stadt Nettetal

„Es fühlt sich nicht nach klassischer  Kunden‑Anbieter‑Beziehung an, sondern nach partnerschaftlicher Zusammenarbeit. Die kurzen Wege und der offene Austausch machen es leicht, das Tool gemeinsam praxisnah weiterzuentwickeln." 

Sophie Armbruster

Sophie Armbruster

Prozessmanagerin, Stadt Metzingen

„Durch den Einsatz von summ.ai haben wir die Zeit für Prozessanalysen und -notationen halbiert, einen standardisierten Ablauf eingeführt und die Qualität der Analysen erhöht. Als Pilotprojekte haben wir hierfür den Onboarding-Prozess, die Schuleingangsuntersuchung und das gesamte Prozessmanagement analysiert und optimiert." 

Luka Jakobovic

Luka Jakobovic

Digitalisierung & Prozessmanagement, Stadt Memmingen

„Es ist so easy wie eine Sprachnachricht. Dadurch gewinnen wir wertvolle Zeit, die wir an anderer Stelle gut gebrauchen können." 

Sebastian Lamers

Sebastian Lamers

Prozessmanagement, Stadt Emmerich am Rhein

„Prozessmanagement ist endlich so logisch und unkompliziert, wie es sein sollte. Der Fokus liegt endlich wieder auf dem Wesentlichen."

Jan Keppler

Jan Keppler

Geschäftsbereichsleiter Digitalisierung & IT, Stadt Metzingen
„Weniger Aufwand in der Modellierung bedeutet mehr Zeit für die Optimierung und Weiterentwicklung unserer Prozesse. Besonders beeindruckt uns, wie schnell sich summ.ai weiterentwickelt und welches Potenzial in der gemeinsamen Zusammenarbeit steckt." 
Jelena Marczinzik

Jelena Marczinzik

Teamleitung Zentrales Prozessmanagement, Hanse- und Universitätsstadt Rostock

Wenn eine KI Prozesse schnell visualisiert, entsteht Transparenz und damit die Grundlage für nachhaltige Verbesserungen.

Beatrice Keil

Beatrice Keil

Koordinatorin Digitalisierungsvorhaben, Landkreis Elbe-Elster
„Das größte Potenzial sehe ich in der Entlastung bei komplexen und historisch gewachsenen Verwaltungsprozessen. Wenn eine KI Prozesse schnell visualisiert, entsteht Transparenz – und damit die Grundlage für nachhaltige Verbesserungen."
Beatrice Keil

Beatrice Keil

Koordinatorin Digitalisierungsvorhaben, Landkreis Elbe-Elster
Weitere Referenzen
Geprüfte Sicherheit

Volle Kontrolle. Null Kompromisse.

100 % DSGVO-konform

AVV nach Art. 28 DSGVO. Entwickelt für öffentliche Verwaltungen.

Made in Germany

Unternehmenssitz und Serverstandort in Deutschland, Datenverarbeitung innerhalb der EU.

C5 & ISO 27001

BSI C5 und ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren.

Dedizierter Support

Dedizierte Bestandskundenbetreuung – kein Ticket-System.

Ablauf

In drei Schritten startklar.

Kein Einführungsprojekt, keine lange Vorlaufzeit.

1
Demo-Gespräch

60 Minuten mit unserem Team, kostenlos und unverbindlich. Wir zeigen das Tool anhand Ihrer eigenen Texte und klären gemeinsam Ihren Bedarf.

2
Angebot und Einführung

Passgenaues Angebot. Unser Team begleitet Sie beim technischen Onboarding, auf Wunsch bis zur Integration in Ihre Systeme.

3
Laufende Betreuung

Regelmäßige Feedback-Calls sichern die Qualität und halten Sie bei Gesetzesänderungen auf dem aktuellen Stand.

Häufige Fragen

 Von BPMN-Kenntnissen über DSGVO bis zur Integration in bestehende Systeme. Was offen bleibt, klären wir im Demotermin persönlich. 

Brauchen Mitarbeitende eine BPMN-Schulung?
Nein. Das ist der entscheidende Unterschied: summ.ai ist ohne BPMN-Vorkenntnisse sofort einsetzbar. Fachbereiche sprechen ihren Prozess ein oder tippen ihn ein, die KI übernimmt die Modellierung. 

Was leistet die KI-Simulation?
Sie führt Schritt für Schritt durch jeden Prozessdurchlauf, schlägt Bearbeitungszeiten vor und liefert Durchlaufzeit, Kosten pro Fall, Jahreskosten, Vollzeitäquivalente und Einsparpotenzial. 

Kann summ.ai in bestehende Systeme integriert werden?
Prozessmodelle lassen sich als BPMN oder XML exportieren. Zusätzlich steht eine REST-API zur Verfügung. Den Umfang klären wir im Demotermin. 

Kann ich Prozesse mit anderen Verwaltungen teilen?

Ja, über die Prozessbibliothek, in der Community oder in privaten Vertrauenskreisen. Geteilt wird nur der Prozess selbst, Chatverläufe und Registerdaten bleiben bei Ihnen. 

Was ist der KGSt Innovation:Award?
Er wird im Rahmen des KGSt-Festivals im Innovation:Quartier vergeben. Bewertet werden GovTech-Lösungen nach Innovationsgrad, Praxisrelevanz, Impact, Skalierbarkeit und Pitch-Energie. summ.ai gewann 2025 in Karlsruhe den 1. Platz von sechs Lösungen. 

Ist summ.ai DSGVO-konform?
Wir arbeiten nach DSGVO und BDSG, stellen einen AVV nach Art. 28 DSGVO bereit und haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Details im Trust Center. 

Ist summ.ai für Kommunen, Landkreise und Landesbehörden gleichermaßen geeignet?
Ja. summ.ai ist bei Stadtverwaltungen, Landkreisen, Gemeinden, Landes- und Bundesbehörden sowie Kliniken und Hochschulen im Einsatz. 

Kann ich ein KI-generiertes Prozessmodell nachträglich ändern?

Ja, in normaler Sprache. Sie beschreiben die Änderung, die KI ordnet sie ein und erklärt, was sie geändert hat. Ein manueller Editor steht zusätzlich zur Verfügung. 

Bleiben Sie dran

Verwaltungslust direkt ins Postfach.

Produktneuheiten, Events und echte Geschichten aus der Verwaltungspraxis. Direkt in Ihr Postfach oder in Ihren Feed. 

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Mehr Verwaltungslust statt Verwaltungsfrust. Mit Ihren eigenen Prozessen, in einem persönlichen Demotermin.
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