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Glossar

Glossar für Verwaltung, die vorangeht

Prozessmanagement und Leichte Sprache stecken voller Fachbegriffe, hinter denen sich oft ganz einfache Ideen verbergen. Damit alle dasselbe meinen, haben wir die wichtigsten Begriffe verständlich erklärt und mit Quellen belegt. Ganz im Sinne von summ.ai: Verwaltungslust statt Verwaltungsfrust beginnt bei einer Sprache, die man versteht. 
ProzessregisterLeichte SpracheBPMN 2.0Barrierefreiheit
A
Aktivität Prozessmanagement
Task, Prozessschritt, Aufgabe
Eine Aktivität steht für einen einzelnen Arbeitsschritt in einem Prozess, etwa „Antrag prüfen“ oder „Bescheid erstellen“. In BPMN 2.0 wird sie als abgerundetes Rechteck dargestellt und über Sequenzflüsse mit den nächsten Schritten verbunden. Mehrere Aktivitäten ergeben zusammen den Ablauf eines Prozesses. 
Quelle: Gadatsch, Grundkurs Geschäftsprozess-Management; OMG, BPMN 2.0 Spezifikation
Siehe auch: BPMN 2.0 · Sequenzfluss · Subprozess
Agentische KI Prozessmanagement
Agentic AI
Agentische KI geht über feste Vorgaben hinaus: Sie erkennt die Absicht hinter einer Anfrage und plant eigene Zwischenschritte. Im Prozessmanagement bedeutet das: Die KI stellt Rückfragen, wenn eine Beschreibung unvollständig ist, statt zu raten.
Die agentische KI von summ.ai wurde im Agentic AI Hub des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung gemeinsam mit sieben Kommunen aus fünf Bundesländern erprobt. 
Alternativtext Leichte Sprache
Alt-Text
Ein Alternativtext beschreibt, was auf einem Bild zu sehen ist, damit auch Menschen mit Screenreader den Inhalt erfassen. Er gehört zu den Grundanforderungen der WCAG 2.1 AA und ist damit Teil der technischen Barrierefreiheit. 
Quelle: W3C, Web Content Accessibility Guidelines 2.1
Artefakt Prozessmanagement
Anmerkung, Gruppe
Artefakte ergänzen ein Modell um Informationen, die das Verständnis erleichtern, ohne den Ablauf zu verändern. Dazu zählen Anmerkungen für Erläuterungen und Gruppen, die zusammengehörige Elemente optisch bündeln. Sie sind das Äquivalent zu Randnotizen in einem Text. 
Quelle: OMG, BPMN 2.0 Spezifikation
Siehe auch: Datenobjekt · Prozessmodell
AVV – Auftragsverarbeitungsvertrag Recht und Normen
Ein AVV regelt, wie ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag einer Organisation verarbeitet. Art. 28 DSGVO schreibt ihn vor und legt fest, was er enthalten muss, darunter Gegenstand, Dauer, Zweck und die technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen. In Ausschreibungen wird er regelmäßig verlangt. 
Quelle: DSGVO, Art. 28
Siehe auch: DSGVO · BSI C5
B
Barrierefreiheit Leichte Sprache
Barrierefreiheit bedeutet, dass alle Menschen Angebote ohne fremde Hilfe nutzen können, auch bei einer Behinderung. Das gilt für Gebäude ebenso wie für Websites, Dokumente und Formulare. Sprachliche Barrierefreiheit ist ein wichtiger Teil davon: Wer einen Text nicht versteht, ist genauso ausgeschlossen wie jemand vor einer Treppe ohne Rampe. 
Quelle: UN-Behindertenrechtskonvention Art. 9; BITV 2.0
Siehe auch: BFSG · BITV 2.0 · Leichte Sprache
Barrierefreiheitserklärung Recht und Normen
Eine Erklärung darüber, wie barrierefrei ein digitales Angebot ist und wo Einschränkungen bestehen. Für öffentliche Stellen ist sie über die BITV 2.0 verpflichtend und muss einen Hinweis auf die Schlichtungsstelle enthalten. Private Anbieter informieren nach § 14 BFSG über die Barrierefreiheit ihrer Dienstleistung. 
Quelle: BITV 2.0, § 7; BFSG, § 14
Siehe auch: BITV 2.0 · BFSG · Schlichtungsstelle
BFSG – Barrierefreiheitsstärkungsgesetz Recht und Normen
Das BFSG setzt die europäische Barrierefreiheitsrichtlinie (European Accessibility Act) in deutsches Recht um. Seit dem 28. Juni 2025 müssen bestimmte Produkte und Dienstleistungen barrierefrei sein, etwa Computer und Smartphones, Geldautomaten, Bankdienstleistungen und der elektronische Geschäftsverkehr. Welche Bereiche erfasst sind, legt § 1 BFSG abschließend fest. Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen anbieten, sind ausgenommen. Das sind Unternehmen mit weniger als 10 Beschäftigten und höchstens 2 Millionen Euro Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme. Für öffentliche Stellen gelten BGG und BITV 2.0. 
Bei summ.ai: Leichte Sprache schreibt das BFSG nicht vor. Wo das Gesetz gilt, tragen verständliche Texte zur Barrierefreiheit Ihres Angebots bei. Mit dem KI Übersetzungstool für Leichte Sprache erstellen Sie diese Texte im eigenen Haus. 
Quelle: Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG)
BFSGV - Verordnung zum Barrierefreiheitsstärkungsgesetz Prozessmanagement
Die BFSGV konkretisiert, welche Barrierefreiheitsanforderungen Produkte und Dienstleistungen nach dem BFSG erfüllen müssen. Für Informationen zu Bankdienstleistungen legt § 17 Abs. 2 fest, dass sie verständlich sein müssen und das Sprachniveau B2 nicht überschreiten dürfen. 
Quelle: Verordnung zum Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSGV), § 17
BGG – Behindertengleichstellungsgesetz Recht und Normen
Das BGG verpflichtet Träger öffentlicher Gewalt des Bundes zur Barrierefreiheit. Nach § 11 sollen sie mit Menschen mit geistigen oder seelischen Behinderungen in einfacher und verständlicher Sprache kommunizieren und ihnen Bescheide, Allgemeinverfügungen, öffentlich-rechtliche Verträge und Vordrucke auf Verlangen verständlich erläutern. Reicht das nicht aus, erfolgt die Erläuterung auf Verlangen in Leichter Sprache. Es handelt sich um eine Soll-Vorschrift, die Kosten trägt der Träger öffentlicher Gewalt. Für Länder und Kommunen gelten die jeweiligen Landesgesetze. 
Quelle: Behindertengleichstellungsgesetz (BGG), § 11
BITV 2.0 Recht und Normen
Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung
Die BITV 2.0 regelt, wie Websites und Apps öffentlicher Stellen des Bundes barrierefrei gestaltet sein müssen. Nach § 4 stellen sie auf der Startseite Erläuterungen in Leichter Sprache und in Deutscher Gebärdensprache bereit, und zwar zu den wesentlichen Inhalten, zur Navigation, zur Erklärung zur Barrierefreiheit und zu weiteren Angeboten in diesen Sprachen. Für Länder und Kommunen gelten die jeweiligen Landesverordnungen. 
Bei summ.ai: Die Erläuterungen nach § 4 erstellen Sie einmalig. Bei der Fassung in Leichter Sprache unterstützt Sie der Live-Übersetzer, die Gebärdensprachvideos entstehen separat. 
Quelle: Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0)
Blackbox-Pool Prozessmanagement
Black Box

Ein Pool ohne sichtbaren Inhalt steht für einen externen Beteiligten, dessen interne Abläufe Sie nicht kennen und nicht modellieren müssen. Typisch sind Bürger, Unternehmen oder andere Behörden. Man sieht nur, welche Nachrichten hin und her gehen, nicht was dahinter passiert. 

Quelle: OMG, BPMN 2.0 Spezifikation
BPMN 2.0 Prozessmanagement
BPMN ist eine international genormte Bildsprache, mit der sich Abläufe einheitlich und für alle nachvollziehbar darstellen lassen. Statt langer Textbeschreibungen entsteht ein Diagramm aus wenigen Grundformen: Aktivitäten, Ereignisse, Gateways und Verbindungspfeile. Die Version 2.0 erschien 2011 bei der Object Management Group und ist seit 2013 als ISO/IEC 19510 genormt. 

Bei summ.ai: Sie beschreiben einen Ablauf in Ihren eigenen Worten, per Sprache, Text oder Dokument. Die KI erzeugt daraus in Sekunden ein standardkonformes BPMN-2.0-Modell, ganz ohne Modellierungskenntnisse. 

Quelle: OMG, BPMN 2.0 Spezifikation; ISO/IEC 19510
BSI C5 Recht und Normen
Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue
Der C5-Kriterienkatalog des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt Mindestanforderungen an sichere Cloud-Dienste. Anbieter lassen sich dazu von Wirtschaftsprüfern testieren. In Ausschreibungen der öffentlichen Hand ist das Testat ein gängiger Nachweis.
Bei summ.ai: Das Produkt Prozessmanagement läuft in Rechenzentren mit ISO-27001-Zertifizierung und BSI-C5-Testat. Das Testat bezieht sich auf die Cloud-Infrastruktur der Rechenzentren. 
Quelle: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
Siehe auch: ISO 27001 · DSGVO
Business Process Management (BPM) Prozessmanagement
Geschäftsprozessmanagement, GPM, Prozessmanagement
Prozessmanagement ist die Disziplin, Abläufe in einer Organisation systematisch zu erfassen, zu analysieren, zu verbessern und zu steuern. Es reicht von der strategischen Frage, welche Prozesse überhaupt zentral sind, über die konkrete Modellierung bis zur laufenden Optimierung. Ziel ist es, dass Arbeit spürbar leichter von der Hand geht und Wissen nicht an einzelnen Personen hängt. 
Quelle: Schmelzer/Sesselmann; Weske, Business Process Management
D
Datenobjekt Prozessmanagement
Data Object
Ein Datenobjekt steht für ein Dokument oder einen Datensatz, den ein Prozessschritt braucht oder erzeugt, etwa ein Antragsformular oder einen Bescheid. Dargestellt wird es als Blatt mit umgeknickter Ecke. Es beeinflusst den Ablauf nicht, macht aber sichtbar, womit gearbeitet wird. 
Quelle: OMG, BPMN 2.0 Spezifikation
Siehe auch: Artefakt · Aktivität
DIN ISO 24495-1 Recht und Normen
Die DIN ISO 24495-1 ist die deutsche Fassung der internationalen Norm für Einfache Sprache. Sie legt Grundsätze und Leitlinien fest, sprachübergreifend und für alle Textarten, und stellt den Menschen in den Mittelpunkt, der einen Text lesen und nutzen soll. Ihre vier Grundsätze: Leser erhalten, was sie brauchen, finden es, verstehen es und können es nutzen. 
Quelle: DIN ISO 24495-1:2024-03 (ISO 24495-1:2023)
DIN SPEC 33429 Recht und Normen
Die DIN SPEC 33429 „Empfehlungen für Deutsche Leichte Sprache“ bündelt erstmals Empfehlungen für Leichte Sprache in einem standardisierten Dokument, veröffentlicht im März 2025 vom DIN e.V. und gefördert vom BMAS. Sie behandelt sprachliche Empfehlungen ebenso wie Gestaltung und Prüfung. Die DIN SPEC hat Empfehlungscharakter und ist keine verbindliche DIN-Norm. 
Bei summ.ai: Unser KI Übersetzungstool orientiert sich an den Empfehlungen der DIN SPEC 33429. Die fachliche Freigabe bleibt bei Ihnen. 
Quelle: DIN SPEC 33429
DIN 8581-1 ( Prozessmanagement
Die DIN 8581-1 überträgt die Grundsätze der DIN ISO 24495-1 auf die deutsche Sprache. Sie legt Regeln für Sachtexte in Einfacher Sprache fest und hebt einige Empfehlungen der internationalen Norm zu Anforderungen an. Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen sind ausdrücklich nicht ihre Zielgruppe, für sie gibt es die Leichte Sprache. 
Quelle: DIN 8581-1:2024-05
DSGVO Recht und Normen
Datenschutz-Grundverordnung
Die DSGVO regelt europaweit, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen. Sie verlangt für jede Verarbeitung eine Rechtsgrundlage und gibt Betroffenen Rechte wie Auskunft und Löschung. Verarbeitet ein Dienstleister Daten im Auftrag, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig. 
Quelle: Verordnung (EU) 2016/679
Siehe auch: AVV · BSI C5 · ISO 27001
Durchlaufzeit Prozessmanagement
Die Durchlaufzeit misst, wie lange ein Vorgang vom Auslöser bis zum Ergebnis braucht, einschließlich Liege- und Wartezeiten. Sie unterscheidet sich meist deutlich von der reinen Bearbeitungszeit und zeigt, wo Vorgänge liegen bleiben. 
Quelle: Gadatsch, Grundkurs Geschäftsprozess-Management
E
Einfache Sprache Leichte Sprache

Einfache Sprache ist eine vereinfachte Form des Deutschen, die deutlich verständlicher ist als die übliche Amts- und Fachsprache, ohne so stark reglementiert zu sein wie Leichte Sprache. Sie bewegt sich etwa auf dem Niveau B1, erlaubt längere Sätze und einen größeren Wortschatz und eignet sich gut für einen breiten Empfängerkreis. 

Quelle: DIN ISO 24495-1
EN 301 549 Recht und Normen
Die EN 301 549 ist die europäische Norm für barrierefreie Informations- und Kommunikationstechnik. Sie beschreibt, welche Anforderungen Websites, Apps, Dokumente und Software erfüllen müssen, und verweist dabei auf die WCAG. BITV 2.0 und BFSG nehmen auf diese Norm Bezug. 
Quelle: EN 301 549, CEN, CENELEC und ETSI
Siehe auch: WCAG 2.1 AA · BITV 2.0 · BFSG
Ereignis Prozessmanagement
Event
Ein Ereignis markiert in BPMN etwas, das einen Prozess auslöst, unterbricht oder beendet, zum Beispiel „Antrag ist eingegangen“ oder „Frist abgelaufen“. Dargestellt wird es als Kreis. Ereignisse geben einem Modell seinen Rhythmus: Sie zeigen, wann etwas beginnt, wann reagiert werden muss und wann ein Ablauf abgeschlossen ist. 
Quelle: OMG, BPMN 2.0 Spezifikation
EU AI Act Recht und Normen
Die europäische KI-Verordnung stuft KI-Systeme nach Risiko ein und knüpft daran unterschiedliche Pflichten. Ob ein System als hochriskant gilt, hängt von seiner Zweckbestimmung und dem Einsatzkontext ab. Anhang III nennt dafür Bereiche wie Bildung, Beschäftigung, Kreditwürdigkeit und den Zugang zu öffentlichen Leistungen. Unabhängig von der Einstufung gelten Pflichten zur KI-Kompetenz und, je nach System, zur Transparenz. 
Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689
Siehe auch: DSGVO · Agentische KI
EGovG Prozessmanagement
Das E-Government-Gesetz des Bundes schafft den rechtlichen Rahmen für die elektronische Verwaltung. Nach § 9 sollen Behörden des Bundes Verwaltungsabläufe, die erstmals zu wesentlichen Teilen elektronisch unterstützt werden, vorher dokumentieren und analysieren, um sie zu optimieren. Damit ist § 9 die konkrete Grundlage für Prozessdokumentation in Bundesbehörden. Viele Länder haben eigene E-Government-Gesetze. 
Bei summ.ai: Die KI Prozessmanagement Software erfasst solche Abläufe per Sprache, Text, Dokument oder Formular und erzeugt daraus BPMN-2.0-Modelle. 
Quelle: E-Government-Gesetz (EGovG), § 9
Siehe auch: Prozessmodellierung · BPMN 2.0 · OZG
F
FIM – Föderales Informationsmanagement Prozessmanagement
FIM ist ein bundeseinheitlicher Standard, der Verwaltungsleistungen in wiederverwendbare Bausteine gliedert: verständliche Informationen für Bürger, einheitliche Datenfelder für Formulare und standardisierte Prozessbausteine für den Ablauf. So müssen Kommunen das Rad nicht immer neu erfinden. 
Unsere KI erzeugt Prozessmodelle, die sich an BPMN 2.0 und dem FIM-Standard orientieren. So passen Ihre Modelle in die föderale Landschaft. 
Quelle: FIM-Portal des Bundes
Freigabe-Workflow Prozessmanagement
Ein Freigabe-Workflow regelt, wer einen dokumentierten Prozess prüfen und verbindlich freigeben darf, bevor er im Register veröffentlicht wird. So ist jederzeit erkennbar, welche Modelle noch Entwurf sind und welche gelten. 
Bei summ.ai: Ein Funktionsbaustein der KI Prozessmanagement Software. 
Funktionaler Analphabetismus Leichte Sprache
geringe Literalität
Funktionale Analphabeten können einzelne Sätze lesen und schreiben, scheitern aber an zusammenhängenden Texten. In Deutschland betrifft das nach der LEO-Studie rund 6,2 Millionen Erwachsene. Für sie ist Einfache Sprache oft der entscheidende Zugang zu Informationen. 
Quelle: LEO-Studie, Universität Hamburg
G
Gateway Prozessmanagement
Verzweigung
Ein Gateway steuert in BPMN, wie sich ein Prozess verzweigt oder wieder zusammenführt. An dieser Raute entscheidet sich zum Beispiel, ob ein Antrag vollständig ist und weitergeht oder zur Nachbesserung zurückgeht. Gateways bilden damit die Wenn-dann-Logik eines Ablaufs ab. 
Quelle: OMG, BPMN 2.0 Spezifikation
Siehe auch: BPMN 2.0 · Sequenzfluss
Geschäftsprozess Prozessmanagement
Prozess, Ablauf, Verwaltungsprozess
Ein Geschäftsprozess ist eine Folge zusammenhängender Tätigkeiten, die aus einem Auslöser ein fachliches Ergebnis erzeugt, in der Verwaltung zum Beispiel vom eingegangenen Antrag bis zum fertigen Bescheid. Jeder Prozess hat einen Anfang, klar benennbare Schritte und ein Ende. Ihn sichtbar zu machen ist der erste Schritt, um ihn zu verbessern. 
Quelle: Schmelzer/Sesselmann; Gadatsch
Glossar und Organisationsbegriffe Leichte Sprache
Im Glossar hinterlegen Organisationen eigene Erklärungen für Fachbegriffe, damit die Übersetzung sie einheitlich verwendet. Organisationsbegriffe legen fest, welche Wörter unverändert bleiben müssen, etwa Eigennamen oder feststehende Bezeichnungen. 
Bei summ.ai: Ein Funktionsbaustein des KI Übersetzungstools. Ihre Einstellungen gelten systemübergreifend in allen Produkten. 
I
ISO 27001 Recht und Normen
Die ISO/IEC 27001 ist die international anerkannte Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme. Zertifizierte Organisationen weisen nach, dass sie Informationssicherheitsrisiken systematisch steuern und ihre Schutzmaßnahmen regelmäßig überprüfen. 
Bei summ.ai: Betrieb bei Cloud-Anbietern mit ISO-27001-Zertifizierung. 
Quelle: ISO/IEC 27001
Siehe auch: BSI C5 · DSGVO
Ist- und Soll-Prozess Prozessmanagement
Der Ist-Prozess zeigt, wie ein Ablauf heute tatsächlich funktioniert, mit allen Umwegen und Sonderfällen. Der Soll-Prozess beschreibt, wie er künftig aussehen soll, meist schlanker und klarer. Der Vergleich der beiden macht sichtbar, wo genau Zeit verloren geht. 
Quelle: Gadatsch, Grundkurs Geschäftsprozess-Management
Prozessmanagement
K
KGSt Prozessmanagement
Die KGSt ist der Fachverband kommunaler Verwaltungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Sie erarbeitet Empfehlungen, Gutachten und Musterprozesse und gilt in vielen Häusern als Referenz für Organisation und Verwaltungsmanagement. 
Quelle: KGSt
KI-Bebilderung Leichte Sprache
Bilder unterstützen das Verständnis von Texten in Leichter Sprache, die DIN SPEC 33429 empfiehlt sie ausdrücklich. Bei der KI-Bebilderung entstehen passende Bilder automatisch zum übersetzten Text, statt sie einzeln zu suchen oder zeichnen zu lassen. 
Ein Funktionsbaustein des KI Übersetzungstools, entwickelt im Rahmen eines vom BMAS geförderten Projekts.
KI-Optimierung Prozessmanagement
Die KI-Optimierung analysiert einen aufgenommenen Prozess und schlägt konkrete Verbesserungen vor, etwa unnötige Schritte, doppelte Prüfungen oder Wartezeiten. So sehen Sie nicht nur, wie ein Ablauf ist, sondern auch, wie er leichter werden kann. 
Bei summ.ai: Ein Funktionsbaustein der KI Prozessmanagement Software. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen. 
KI-Simulation Prozessmanagement
Mit der KI-Simulation lässt sich ein Prozess durchspielen, bevor er in die Praxis geht. Verschiedene Wege und Entscheidungen werden durchgerechnet, sodass Engpässe und Einsparpotenziale früh sichtbar werden, in Zeit, Kosten und Personal. 
Bei summ.ai: Ein Funktionsbaustein der KI Prozessmanagement Software. Ergebnis sind Jahreskosten, Vollzeitäquivalente und Einsparpotenzial. 
Kognitive Barrierefreiheit Leichte Sprache
Kognitive Barrierefreiheit meint, dass Inhalte auch für Menschen zugänglich sind, die Schwierigkeiten mit Aufmerksamkeit, Gedächtnis oder Sprachverarbeitung haben. Sie umfasst mehr als verständliche Texte, etwa auch klare Struktur, verlässliche Navigation und den Verzicht auf Zeitdruck. 
W3C, Cognitive Accessibility Guidance
L
Leichte Sprache Leichte Sprache
Leichte Sprache ist eine stark vereinfachte Form des Deutschen mit einem eigenen Regelwerk: kurze Sätze, bekannte Wörter, klare Gliederung und Erklärungen für schwierige Begriffe. Sie liegt auf Sprachniveau A1 bis A2 und richtet sich an Menschen, die schwere Texte nicht oder nur schwer verstehen. In Deutschland profitieren davon rund 14 Millionen Menschen. 
Bei summ.ai: Unser KI Übersetzungstool macht komplizierte Texte auf Knopfdruck verständlich, in Sekunden statt Wochen. 
Quelle: Netzwerk Leichte Sprache; DIN SPEC 33429
Live-Übersetzer Leichte Sprache
Ein Web-Plugin, das Website-Texte in dem Moment übersetzt, in dem ein Besucher die Sprachstufe wechselt. Eingebunden wird es mit einer Codezeile, eine zweite Seitenstruktur ist nicht nötig. Damit lassen sich Inhalte zugänglich machen, ohne sie doppelt zu pflegen. 
Bei summ.ai: Ein Produktbaustein. Neben Leichter und Einfacher Sprache stehen Fremdsprachen zur Verfügung. 
Siehe auch: Leichte Sprache · BITV 2.0
M
Marktüberwachungsstelle der Länder Recht und Normen
Die Marktüberwachungsstelle der Länder für die Barrierefreiheit von Produkten und Dienstleistungen prüft, ob Unternehmen die Vorgaben des BFSG einhalten. Sie fordert zunächst zur Nachbesserung auf, kann Anordnungen erlassen und erst am Ende Bußgelder verhängen. 
Quelle: Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG)
Medienbruch Prozessmanagement
Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen innerhalb eines Ablaufs das Format wechseln, etwa wenn ein digital eingereichter Antrag ausgedruckt und handschriftlich weiterbearbeitet wird. Medienbrüche kosten Zeit, erzeugen Fehler und verhindern Automatisierung. Sichtbar werden sie meist erst im Prozessmodell. 
Quelle: Gadatsch, Grundkurs Geschäftsprozess-Management
N
Nachrichtenfluss Prozessmanagement
Auch: Message Flow
Der Nachrichtenfluss zeigt, wann Informationen über die Grenzen einer Organisation hinweg ausgetauscht werden, etwa zwischen Verwaltung und Antragsteller. Dargestellt wird er als gestrichelte Linie. Während der Sequenzfluss die Reihenfolge innerhalb eines Pools regelt, verbindet der Nachrichtenfluss verschiedene Pools miteinander. 
Quelle: OMG, BPMN 2.0 Spezifikation
Netzwerk Leichte Sprache Leichte Sprache
Das Netzwerk Leichte Sprache ist ein Zusammenschluss von Übersetzungsbüros, Prüfgruppen und Fachleuten, der seit 2006 Regeln für Leichte Sprache entwickelt und verbreitet. Sein Regelwerk prägte die Praxis lange, bevor mit der DIN SPEC 33429 ein standardisiertes Dokument entstand.
Quelle: Netzwerk Leichte Sprache
O
Organisationsuntersuchung Prozessmanagement
Auch: Stellenbemessung, Personalbedarfsermittlung
Eine Organisationsuntersuchung prüft, ob Aufgaben, Abläufe und Personalausstattung einer Verwaltung zueinander passen. Grundlage ist die Erfassung der tatsächlichen Prozesse mit ihren Bearbeitungszeiten. Daraus ergibt sich der Personalbedarf, meist ausgedrückt in Vollzeitäquivalenten. 
Quelle: Organisationshandbuch des Bundes, BMI und BVA
OZG – Onlinezugangsgesetz Recht und Normen
Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund und Länder einschließlich der Kommunen, Verwaltungsleistungen auch digital anzubieten. Für die Barrierefreiheit verweist § 7 Abs. 2 auf die BITV 2.0, eine Pflicht zur Übersetzung in Leichte Sprache ergibt sich daraus nicht. Die ursprüngliche Umsetzungsfrist lief Ende 2022 ab, das Änderungsgesetz vom Juli 2024 hat keine neue Gesamtfrist gesetzt. Ab 2029 besteht ein einklagbarer Anspruch, Verwaltungsleistungen des Bundes digital zu beantragen.
Quelle: Onlinezugangsgesetz (OZG)
Siehe auch: FIM · EGovG · Barrierefreiheit
P
Pool und Lane Prozessmanagement
Auch: Swimlane
Pools und Lanes ordnen in einem BPMN-Modell zu, wer für welchen Schritt zuständig ist. Ein Pool steht meist für eine ganze Organisation, die Lanes darin für einzelne Bereiche, Rollen oder Personen. So wird auf einen Blick sichtbar, an welcher Stelle ein Vorgang von einer Zuständigkeit in die nächste wandert. 
Quelle: OMG, BPMN 2.0 Spezifikation
Prozessbibliothek Prozessmanagement
Eine Prozessbibliothek macht Prozessmodelle über Organisationsgrenzen hinweg nutzbar. Weil viele Verwaltungen dieselben Leistungen erbringen, muss nicht jedes Haus bei null beginnen. Geteilt wird der Prozess selbst, interne Daten bleiben beim Absender. 
Bei summ.ai: Sie teilen Prozesse mit der gesamten Community oder in privaten Vertrauenskreisen. In jeder Lizenz enthalten, ohne Aufpreis. 
Siehe auch: Prozessregister · FIM
Prozesskosten Prozessmanagement
Auch: Prozesskostenrechnung
Prozesskosten beziffern, was ein einzelner Vorgang eine Organisation kostet, meist aus Bearbeitungszeit und Personalkosten je Entgeltgruppe. Hochgerechnet auf die Fallzahl ergibt sich der Jahresaufwand. Erst diese Zahl macht Optimierung gegenüber der Führungsebene begründbar. 
Quelle: Organisationshandbuch des Bundes
Prozesslandkarte Prozessmanagement
Eine Prozesslandkarte zeigt die Prozesse einer Organisation im Überblick und wie sie zusammenhängen. Sie ist gewissermaßen die Landkarte der eigenen Abläufe: Sie hilft, den Überblick zu behalten, Zuständigkeiten zu erkennen und zu entscheiden, welche Prozesse man zuerst angehen möchte. 
Bei summ.ai: Die KI-Prozesslandkarte bringt Ihre erfassten Prozesse automatisch in eine übersichtliche Gesamtdarstellung, damit Sie Prioritäten leichter setzen können. 
Siehe auch: Prozessregister · FIM
Prozessmodell Prozessmanagement
Ein Prozessmodell ist die grafische Darstellung eines Ablaufs, meist in BPMN 2.0. Es macht aus einem Ablauf im Kopf ein sichtbares, teilbares Bild, das alle Beteiligten gleich verstehen. Damit wird Wissen unabhängig von einzelnen Personen und bleibt auch bei Wechseln erhalten. 
Quelle: Gadatsch, Grundkurs Geschäftsprozess-Management
Prozessmodellierung Prozessmanagement
Prozessmodellierung ist das Erstellen eines Prozessmodells: Ein Ablauf wird Schritt für Schritt erfasst und in eine einheitliche Darstellung gebracht. Traditionell braucht das Methodenwissen und viel Zeit. Mit KI genügt heute eine Beschreibung in eigenen Worten, aus der ein fertiges Modell entsteht.
Bei summ.ai: Was früher Tage dauerte, gelingt in Minuten. Einsprechen oder einfügen, den Rest übernimmt die KI. 
Quelle: OMG, BPMN 2.0 Spezifikation; Gadatsch
Siehe auch: Prozessmodell · BPMN 2.0
Prozessoptimierung Prozessmanagement
Prozessoptimierung bedeutet, einen bestehenden Ablauf gezielt zu verbessern: überflüssige Schritte weglassen, Wartezeiten verkürzen, Zuständigkeiten klären. Das Ziel ist nicht Sparen um jeden Preis, sondern Arbeit, die leichter von der Hand geht, damit mehr Zeit für die eigentliche Aufgabe bleibt: die Menschen. 
Quelle: Schmelzer/Sesselmann, Geschäftsprozessmanagement in der Praxis
Prozessregister Prozessmanagement
Ein Prozessregister ist das zentrale Verzeichnis aller erfassten Prozesse einer Organisation. Statt verstreuter Dateien und Wissen in einzelnen Köpfen gibt es einen Ort, an dem Abläufe abrufbar, vergleichbar und aktuell sind. Das schützt vor Wissensverlust, etwa bei Personalwechseln. 
Bei summ.ai: Der Startpunkt jeder Prozessarbeit. Pflicht sind nur Name und ID, alle weiteren Attribute lassen sich frei anpassen. 
Prozesssimulation Prozessmanagement
Bei der Prozesssimulation wird ein Modell durchgespielt, um zu sehen, wie es sich in der Praxis verhält, bevor Änderungen umgesetzt werden. So lassen sich Engpässe, lange Wege und Kosten erkennen und Varianten vergleichen, ohne Risiko für den laufenden Betrieb.
Quelle: Gadatsch, Grundkurs Geschäftsprozess-Management
Prozesssteckbrief Prozessmanagement
#prozesssteckbrief
Ein Steckbrief fasst die Eckdaten eines Prozesses zusammen: Bezeichnung, Auslöser, Ergebnis, Beteiligte, Durchlaufzeit und Rechtsgrundlage. Er ergänzt das Modell um die Informationen, die sich nicht zeichnen lassen. 
Bei summ.ai: Der Fachbereich füllt ein Formular aus, wann es passt. Die KI erstellt daraus einen ersten Modellierungsentwurf. 
Prozessverantwortlicher Prozessmanagement
Auch: Process Owner
Der Prozessverantwortliche ist die Person, die für einen Ablauf fachlich zuständig ist, ihn aktuell hält und über Änderungen entscheidet. Ohne benannte Verantwortung veralten Prozessdokumentationen schnell. 
Quelle: Schmelzer/Sesselmann
Prüfung und Prüfgruppe Leichte Sprache
In der Leichten Sprache gehört zur Qualität, dass Texte von Menschen aus der Zielgruppe gegengelesen werden, der sogenannten Prüfgruppe. Sie prüfen, ob ein Text wirklich verständlich ist. Denn ob ein Text leicht ist, entscheidet nicht, wer ihn schreibt, sondern wer ihn liest. 
Bei summ.ai: Weil die KI den Übersetzungsschritt übernimmt, bleibt die Zeit für genau diese Prüfung. 
Quelle: Netzwerk Leichte Sprache; DIN SPEC 33429
R
REST-API Prozessmanagement
Eine REST-API ist eine standardisierte Schnittstelle, über die zwei Systeme Daten austauschen. Sie erlaubt es, eine Funktion in bestehende Fachanwendungen einzubinden, ohne dass jemand manuell Inhalte kopieren muss. 
Bei summ.ai: Über die REST-API lassen sich [beide Produkte / das KI Übersetzungstool für Leichte Sprache] an weitere Systeme anbinden. 
S
Schlichtungsstelle nach dem BGG Recht und Normen
Wer sich in seinem Recht auf Barrierefreiheit verletzt sieht, kann sich an die Schlichtungsstelle wenden. Das Verfahren ist kostenlos und zielt auf eine einvernehmliche Lösung statt auf Sanktionen. Für Landes- und Kommunalbehörden gibt es entsprechende Landesschlichtungsstellen. 
Quelle: Behindertengleichstellungsgesetz (BGG), § 16
Siehe auch: BGG · Barrierefreiheit
Sequenzfluss Prozessmanagement
Auch: Sequenzflusskante
Der Sequenzfluss ist der Pfeil, der in BPMN die Reihenfolge der Schritte festlegt. Er verbindet Aktivitäten, Ereignisse und Gateways und zeigt, in welche Richtung ein Prozess läuft. Ohne ihn wären die einzelnen Elemente nur lose Kästchen ohne erkennbaren Ablauf. 
Quelle: OMG, BPMN 2.0 Spezifikation
Sprachniveau Leichte Sprache
Auch: GER, Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen
Der Gemeinsame Europäische Referenzrahmen ordnet Sprachkenntnisse sechs Stufen zu, von A1 bis C2. Leichte Sprache bewegt sich auf A1 bis A2, Einfache Sprache etwa auf B1. Die Einordnung hilft, den passenden Text für eine Zielgruppe zu wählen. 
Quelle: Europarat, Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen für Sprachen
Start- und Endereignis Prozessmanagement
Das Startereignis markiert, wodurch ein Prozess ausgelöst wird, das Endereignis, womit er abgeschlossen ist. Ein dünner Kreis steht für den Start, ein dicker für das Ende. Dazwischen können Zwischenereignisse liegen, etwa Wartezeiten oder eingehende Nachrichten. 
Quelle: OMG, BPMN 2.0 Spezifikation
Siehe auch: Ereignis · Sequenzfluss
Subprozess Prozessmanagement
Auch: Teilprozess
Ein Subprozess fasst mehrere Schritte zu einem Baustein zusammen, der sich bei Bedarf aufklappen lässt. Das hält große Modelle übersichtlich: Man sieht zunächst das grobe Bild und geht erst dann ins Detail, wenn man es braucht. 
Quelle: OMG, BPMN 2.0 Spezifikation
Siehe auch: Aktivität · Prozessmodell
Swimlane Prozessmanagement
Swimlanes gliedern ein BPMN-Modell nach Zuständigkeiten, so wie Bahnen in einem Schwimmbecken. Jeder Schritt liegt in genau einer Bahn, und man sieht auf einen Blick, wer wofür verantwortlich ist. Der Begriff fasst Pools und Lanes zusammen. 
Quelle: OMG, BPMN 2.0 Spezifikation
U
UN-Behindertenrechtskonvention (UN-BRK) Recht und Normen
Die UN-Behindertenrechtskonvention ist ein internationales Menschenrechtsabkommen, das Deutschland 2009 in Kraft gesetzt hat. Sie verankert das Recht auf Zugang zu Information und Kommunikation und ist damit eine wichtige Grundlage für Barrierefreiheit und für Leichte Sprache in Deutschland. 
Quelle: UN-Behindertenrechtskonvention, Art. 9 und Art. 21
Siehe auch: Barrierefreiheit · BGG
V
Verständlichkeit Leichte Sprache
Verständlichkeit beschreibt, wie leicht sich ein Text erfassen lässt. Sie hängt von Satzlänge, Wortwahl, Aufbau und Gestaltung ab. Ein verständlicher Text trifft das Sprachniveau der Menschen, die ihn lesen sollen, und macht das Wichtige gut auffindbar, statt es in Amtsdeutsch zu verstecken. 
Quelle: DIN ISO 24495-1
Vollzeitäquivalent (VZÄ) Prozessmanagement
Ein Vollzeitäquivalent entspricht der Arbeitsleistung einer vollzeitbeschäftigten Person. Die Kennzahl macht Personalaufwand vergleichbar, unabhängig davon, wie viele Personen in Teilzeit beteiligt sind. In der Prozessarbeit hilft sie, Einsparpotenziale greifbar zu machen. 
W
WCAG 2.1 AA Recht und Normen
Die WCAG sind der internationale Standard des W3C für barrierefreie Webinhalte. Sie ordnen ihre Anforderungen drei Stufen zu: A, AA und AAA. Weder BFSG noch BITV 2.0 nennen die WCAG direkt. Beide beziehen sich auf die europäische Norm EN 301 549, und diese verweist auf die WCAG in den Stufen A und AA. Dazu gehören etwa Alternativtexte, Untertitel, Tastaturbedienbarkeit und ausreichende Kontraste. Die WCAG allein decken nicht alle Anforderungen der BFSGV ab.
Maßgeblich ist derzeit die im Amtsblatt der EU gelistete Fassung EN 301 549 V3.2.1, die auf WCAG 2.1 beruht. Die im September 2026 veröffentlichte Fassung V4.1.1 verweist auf WCAG 2.2 und wird maßgeblich, sobald sie im Amtsblatt zitiert ist. 
Quelle: W3C, Web Content Accessibility Guidelines 2.1 und 2.2
X
XML- und BPMN-Export Prozessmanagement
BPMN-Modelle lassen sich als XML-Datei speichern, ein offenes, herstellerunabhängiges Austauschformat. Dadurch bleiben Sie flexibel: Ein Modell kann weitergegeben, archiviert und in anderen standardkonformen Programmen weiterbearbeitet werden. Ihre Prozesse gehören Ihnen, nicht einem einzelnen Werkzeug. 
Bei summ.ai: Sie exportieren als BPMN, XML, PDF oder Word, auch automatisiert per REST-API. 
Quelle: OMG, BPMN 2.0 Spezifikation
Siehe auch: BPMN 2.0 · REST-API
Z
Zielgruppe der Leichten Sprache Leichte Sprache
Leichte Sprache hilft vielen Menschen: Personen mit Lernschwierigkeiten oder kognitiven Einschränkungen, Menschen, die Deutsch gerade erst lernen, ältere Menschen und alle, die aus unterschiedlichen Gründen mit schwerer Sprache Mühe haben. In Deutschland sind das rund 14 Millionen Menschen. 
Quelle: Schätzung nach Anne Leichtfuß, deutschland.de; Netzwerk Leichte Sprache
Bereit?

Von der Theorie in die Praxis

Sie möchten sehen, wie aus einem gesprochenen Satz ein fertiges Prozessmodell wird oder aus einem Amtstext ein verständlicher Text in Leichter Sprache? Wir zeigen es Ihnen in Ruhe.